Warto wiedzieć

W jakim celu powstały teczki i skoroszyty z systemem od Góry w Dół?

Teczki i skoroszyty z systemem od Góry w Dół powstały z myślą o usprawnieniu pracy w urzędach i instytucjach. Obowiązujące tam Instrukcje Kancelaryjne i Archiwalne obligują pracowników do samodzielnego przygotowywania akt przed przekazaniem do archiwum zakładowego jak również określają sposób przygotowania tych dokumentów. Powszechnie stosowane teczki i skoroszyty pozwalają jedynie na organizację dokumentów w zakresie utrzymania porządku w obrębie teczki aktowej, natomiast nie idą w parze z wytycznymi instrukcji kancelaryjnych wskazujących na właściwy układ dokumentów dla materiałów archiwalnych i w niektórych przypadkach dla materiałów niearchiwalnych.

Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. również wskazuje na logiczny układ akt w teczce aktowej i brzmi tak: „Ułożenie materiałów archiwalnych aktowych w obrębie jednostek archiwalnych w kolejności wynikającej ze spisu spraw, przy czym pierwsza sprawa powinna zostać umieszczona na górze teczki. Dokumenty w obrębie danej sprawy układa się chronologicznie, począwszy od najwcześniejszego pisma wszczynającego sprawę.”

Zatem stosowanie zwykłych teczek, skoroszytów i segregatorów, których konstrukcja oraz siła naszego przyzwyczajenia jest przystosowana do nakładania na siebie kolejnych pism skutkuje tworzeniem układu pism przeciwnym do wskazanego w wyżej wymienionym rozporządzeniu i zmusza nas do porządkowania akt w obrębie teczki aktowej przed przekazaniem do archiwum zakładowego.

Możemy uniknąć przykrego obowiązku porządkowania akt stosując teczki i skoroszyty z systemem od Góry w Dół już na etapie pracy biurowej. Konstrukcja grzbietu w połączeniu ze specjalnym klipsem wymusza na użytkowniku wpinanie kolejnych pism do teczki pod pisma wpięte już wcześniej, dzięki czemu samoistnie tworzy się właściwy, wspomniany w wyżej wymienionym rozporządzeniu, układ dokumentów, gdzie pierwsze pismo zawsze znajdzie się na górze teczki.

Materiały archiwalne, przekazane na wieczyste przechowanie do Archiwów Państwowych i jednocześnie tworzące nasz Narodowy Zasób Archiwalny muszą mieć układ akt książkowy, od góry w dół teczki, dlaczego? – Proszę sobie wyobrazić, że wchodzimy do jednego z archiwów państwowych w naszym kraju i prosimy o wypożyczenie akt z pewnego interesującego nas okresu w celu badawczym, otrzymujemy akta i rozpoczynamy zapoznawanie się z ich zawartością – z góry zakładamy, iż początek, czyli najwcześniejsze pismo znajduje się na górze teczki, jak w książce, ponieważ taki właśnie układ jest logiczny i nagle okazuje się, że ktoś zaniedbał właściwego uporządkowania akt i musimy je wertować, przeglądać od spodu teczki! Co przychodzi nam na myśl? dlaczego dokumenty są ułożone odwrotnie? przecież to nielogiczne! jak mam przeglądać dokumenty od dołu w górę teczki? Dlatego właśnie w instrukcjach kancelaryjnych obowiązujących w urzędach i instytucjach został nałożony na nas obowiązek układania akt od górę w dół teczki, czyli jak w książce nie tylko dla materiałów archiwalnych ale również bardzo często dla akt o okresie przechowywania dłuższym i równym 10 lat.

Wystarczy zmienić stare przyzwyczajenia i odciążyć się we własnych obowiązkach jakie na co dzień wynikają z pracy w urzędzie. Spróbuj wykorzystać nowe narzędzie jakim jest teczka i skoroszyt z systemem od Góry w Dół. Pomyśl o ochronie środowiska i podobnie jak zwykły konsument zrezygnuj z plastiku. Używane jedynie do chwilowej organizacji dokumentów plastikowe koszulki, przekładki i skoroszyty zamień na teczkę, która wystarczy na całe życie akt bez szkody dla naturalnego środowiska pełnego już plastikowych odpadów.

Zamień segregatory, zwykłe teczki i skoroszyty, wykorzystywane jedynie do czasowej organizacji dokumentów w biurze na autorskie teczki i skoroszyty z systemem od Góry w Dół aby zapomnieć o porządkowaniu akt przed przekazaniem do archiwum zakładowego i chronić naturalne środowisko przed plastikowymi odpadami.

Grzegorz Niżankiewicz – autor teczek i skoroszytów z systemem od Góry w Dół

Porównanie kosztów

przy użyciu zwykłego segregatora

przy użyciu teczek z systemem od Góry w Dół

  1. Zakup segregatora – 3,50 zł
  2. Porządkowanie akt przed przekazaniem – 17,00zł/1h
  3. Utylizacja plastikowych, metalowych i kartonowych śmieci – 0,50zł
  4. Zakup docelowej teczki na akta – 1,76zł
  5. Wdrożenie nowego rozwiązania – 0,00zł

       Razem: 22,76zł

  1. Zakup teczki z systemem od Góry w Dół – 5,78zł
  2. Brak konieczności porządkowania akt – 0,00zł
  3. Brak śmieci do utylizacji – 0,00zł
  4. Brak potrzeby zakupu kolejnej teczki – 0,00zł
  5. Zapomnienie o przestarzałych segregatorach – 0,00zł

       Razem: 5,78zł